Você pode não acreditar, mas em uma pesquisa que fiz com mais de 500 Compradores, mais da metade das etapas abaixo nem existem nos processos desses profissionais.
Algo em torno de 40% pulam de uma etapa para outra, tem responsabilidades que não deveriam ser deles, em outros casos nem participam de outras.

1 – Um problema é identificado

O processo de compra não começa até que alguém identifique um problema dentro da organização, que pode ser resolvido pela compra de um bem ou serviço.
Qualquer pessoa dentro da organização pode iniciar isso – de um representante de serviço ao cliente do papel da impressora, ao CEO que decide que é hora de expandir para uma instalação maior.
Em alguns casos, um Comprador pode ajudar alguém na organização a identificar uma necessidade que ninguém havia reconhecido anteriormente.

2 – Descrição da Necessidade Geral

Depois que um problema é identificado, a organização determina qual produto ou serviço é necessário.
Quando um escritório está sem papel para impressora, o gerente do escritório pode decidir que é necessário mais papel.
No entanto, um engenheiro de software na mesma empresa pode sugerir que a organização se torne sem papel fornecendo a todos os funcionários do escritório computadores tablet.
O comprador pode fazer a análise da previa, levantamento de preços, para uma análise previa de custos.

3 – Especificação de produto

Uma vez que a necessidade geral é acordada por aqueles que têm autoridade, o Comprador irá restringir as opções junto aos solicitantes, especificando o que o produto ou serviço deve oferecer.
Se eles decidirem por tablets, eles especificarão o tamanho que desejam, a quantidade de memória que os tablets oferecem e assim por diante.
Se decidirem no papel, eles determinarão a quantidade e a qualidade do papel necessário.
As especificações devem ser parte importante a ser informada para o Comprador tomar uma decisão e ter uma estratégia mais elaborada na busca da compra.

4 – Pesquisa de Fornecedores

A terceira etapa do processo de compra envolve procurar fornecedores em potencial.
Se a empresa ainda não possui um relacionamento estabelecido com um fornecedor que ofereça o produto, muitas vezes a empresa deve procurar on-line, participar de feiras ou entrar em contato com os fornecedores por telefone.
Os Compradores determinam se os fornecedores são idôneos, financeiramente estáveis (em alguns casos) e se estarão disponíveis para necessidades futuras.

5 – Solicitação de Propostas

Para grandes compras, as organizações geralmente escrevem uma solicitação de proposta formal.
Um Comprador com mais bagagem toma esse cuidado ao enviar o que se precisa orçar.
Uma Solicitação de proposta é em seguida enviada para seus fornecedores preferenciais.
Como alternativa, eles podem tornar o processo público para que qualquer pessoa possa enviar uma proposta.
Para compras menores, isso pode ser tão simples quanto olhar o preço em um site.

6 – Seleção de Fornecedores

Nesta parte do processo, propostas de fornecedores e preços são avaliados para determinar quem está oferecendo o melhor preço e a melhor qualidade. A parte estratégica de compra, realizada pelo Comprador (estratégico)
Muitas vezes, o preço por si só é suficiente para conquistar os negócios de uma organização, já que muitas empresas avaliarão o preço em relação às opções de financiamento, reputação do fornecedor e se um fornecedor pode fornecer à organização bens e serviços futuros.

7 – Especificação da Ordem

Assim que o fornecedor vencedor for selecionado pelo Comprador, a organização faz o pedido.
Isso pode envolver o estabelecimento de crédito com o fornecedor, o acordo dos termos, bem como a revisão dos tempos de envio e quaisquer outros produtos que possam vir com a venda, como instalação ou treinamento de produto.
Cabe aqui uma análise por parte do Comprador, de possibilidades de negociação com a empresa vencedora.
Seja uma negociação de valor, de forma de pagamento ou mesmo de parceira.

8 – Revisão de Desempenho

Depois que o produto tiver sido entregue ou o serviço tiver sido executado, o Comprador analisará a compra para ver se ela atende aos padrões aceitáveis. Para compras maiores, isso poderia ser uma revisão formal envolvendo os principais tomadores de decisão da organização e a equipe de vendas do fornecedor.

Para compras menores, muitas vezes é informal. Por exemplo, se a empresa encomendou uma caixa de papel que chegou atrasada ou danificada, a empresa pode decidir não comprar novamente desse fornecedor, sem nunca informar o fornecedor de um problema.

E você comprador? Tem alguma etapa diferente no seu processo de Compras?

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