Assim como existe a inteligência para vendas e marketing, temos a Inteligência em Compras (IC). Todas foram derivadas da inteligência competitiva, surgida com o fim da Guerra Fria, quando os espiões norte-americanos se viram “desempregados” e perceberam que suas habilidades de coletar e tratar informações, poderiam trazer para as organizações fontes de vantagem competitiva. Se na Guerra Fria o objetivo era entender o inimigo externo e atacá-lo no momento certo, em Compras o intuito é entender a categoria para tomar as melhores decisões de negociação, estratégia e investimento, gerando a informação certa, para a pessoa certa, no momento certo.

No livro “O que importa é o resultado”, o autor Vicente Falconi (professor de engenharia que revolucionou o modelo de gestão do Brasil) descreve vários momentos da consultoria Falconi (no qual ele é sócio-fundador) e apresenta alguns cases de clientes. Numa passagem, o professor diz: “O método que nós usamos é o cartesiano. Ele não muda. É entrar em uma empresa e procurar a verdade. Levantar números, fatos e dados. Porque aquele negócio de ‘Eu acho que…’ não dá. Todo mundo acha alguma coisa, mas isso não resolve nada. Só é possível tomar uma ação em cima da verdade.” Ao longo do livro, fica claro que o pensamento lógico, objetivo e investigativo, fazem parte da essência do professor e da consultoria, que é líder em gestão no Brasil.

Realizar um trabalho investigativo e levantar números, fatos e dados – e tomar ação em cima disso – é exatamente o processo que deve orientar o trabalho dos profissionais dessa área. Uma vez implementada a IC, se reduz as incertezas das negociações, pois eliminam crenças e excluem ruídos. 

De forma introdutória, podemos dizer que dois instrumentos essenciais da IC são a investigação das reais dores do cliente interno e o aprofundamento do conhecimento sobre a categoria que demanda a compra. Fazer as perguntas certas, no planejamento da negociação, ajuda muito: o que será negociado? Em qual parte do processo produtivo é utilizado? Quais são os principais fornecedores, no mercado? Qual é a abertura de custo (Cost Breakdown)? Qual o principal driver de custo? Qual o spend da categoria? Qual a sazonalidade de consumo do mercado? Qual o preço médio nos últimos anos? Qual o consumo nos últimos anos? Qual a porcentagem de compra em contrato e spot? O que há de inovação? Os fornecedores apresentam soluções para os nossos problemas? Qual a capacidade produtiva dos fornecedores? Quais são os outros setores que também demandam essa categoria? Os códigos estão saneados e categorizados? Há alguma questão legal e regulação sobre essa categoria? Após questionamentos nessa linha, o conhecimento sobre a categoria fica muito mais profundo.

Para ajudar a estruturar esse processo de IC dentro da sua área de Compras, existem ferramentas e metodologias (como exemplos: matriz de Kraljic, Purchasing chessboard®, spend analysis, strategic sourcing, Cost breakdown, TCO, Pestel, Strategic Sourcing…), que padronizam e tangibilizam os dados e fatos que serão analisados e compartilhados com os demais envolvidos, criando assim um processo (passo a passo) para obter informações necessárias e construir uma análise que conduza com facilidade (e melhor) tomada de decisão.

Aqui vão mais algumas dicas: a primeira é focar o processo de IC nas categorias mais relevantes da sua área de Compras, seja pelo spend ou por ser uma categoria estratégica para o seu negócio. É sempre interessante focar naquelas em que há maior impacto financeiro ou em que uma eventual interrupção de fornecimento poderá lhe trazer dor de cabeça. A segunda dica é engajar o cliente interno a fazer parte desse processo; fica muito mais fácil quando esse trabalho é realizado à quatro mãos, pois o pensamento crítico fica mais robusto e mais rico. Por último, ter um cronograma de negociação definido ao longo do ano ajuda no planejamento e a ter tempo hábil para realizar o processo de IC antes da negociação.

Existem empresas que optam por ter a IC centralizada (um time específico) e existem aquelas que adotam o modelo descentralizado (com cada comprador responsável pelo processo). Essas opções naturalmente dependem de certas variáveis, como maturidade da área de Compras, tamanho do time e lead time das negociações. Independentemente dos cenários específicos, o mais importante é colocar em prática a IC, “fugindo” de negociações pautadas apenas em discussões de preço e prazo de pagamento, e se apropriando de alavancas de negociação que contribuem para definir uma estratégia de Compras mais inteligente, que gere valor ao negócio e contribua, positivamente, para os resultados financeiros da empresa (leia-se: saving). Vamos nessa?

Se você atua ou se interessa por IC, poderá se interessar também pelos seguintes materiais:

  1. Complete Guide to Competitive Intelligence (Tyson, K. W. M.) – livro de referência para quem quiser aprofundar os conhecimentos em Inteligência Competitiva.
  2. VALENTIM, Marta Lígia Pomim et al. O processo de inteligência competitiva em organizações. DataGramaZero, Rio de Janeiro, v. 4, n. 3, p. 1-23, 2003. – artigo base para entender Inteligência competitiva
  3. Purchasing Must Become Supply Management (Kraljic, P.) – artigo base para entender o conceito de Kraljic.
  4. The Purchasing chessboard (Schuh, C., Raudabaugh, J.L., Kromoser, R., Strohmer, M.F., Triplat, A., Pearce, J.) – livro com 64 métodos de redução de custo e aumento de valor com fornecedores, complementar ao conceito do Kraljic.
  5. Como Mentir com estatística (Darrell Huff) – esse livro mostra como as análises podem ser distorcidas, lhe ajudará a ter pensamento mais crítico sobre os números, dados e fatos.
  6. Supply Chain Management: Processes, Partnerships, Performance (Douglas M. Lambert) – livro acadêmico sobre Supply Chain, no qual aborda atividades táticas e estratégicas, apresenta conceitos e traz uma visão holística muito interessante.

Um abraço, Mônica Georgino

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