Requisições de compra é um documento usado quando um funcionário precisa fazer uma compra ou uma solicitação de pedido em nome da empresa.

É um documento que é usado para informar os gerentes de departamento ou o encarregado de compras da decisão para que o departamento possa iniciar o processo de compra.

Os pedidos são emitidos pelo departamento de compras depois que uma requisição de compra é feita e aprovada no processo.

Ele é um documento enviado de um comprador a um fornecedor com uma solicitação de um pedido de adquirir um produto ou serviço.

A importância de uma requisição de compra em uma organização comercial

Em qualquer organização comercial, há sempre a necessidade de suprimentos, materiais e equipamentos, que podem ser materiais de escritório, consumíveis, máquinas e outros equipamentos.

O que é provável que aconteça quando uma organização empresarial permite que os gerentes de departamentos façam pedidos diretamente com os fornecedores?

A resposta é que há uma probabilidade de compras desnecessárias, problema no fluxo de caixa além de possibilidades de fraude.

Para evitar isso, existe o departamento de compras para fazer os pedidos com os fornecedores e supervisionar o fluxo de trabalho da requisição de compra.

Dentro deste departamento, há um processo de requisição de compra em vigor a ser seguido para garantir que a fraude seja evitada e que a organização obtenha valor pelo seu dinheiro.

Um dos documentos internos utilizados no departamento para uma ordem de requisição é um formulário de requisição de compra.

Usando esse processo, o departamento de compras não solicita produtos diretamente dos fornecedores, mas deve haver um formulário formal de requisição de compra de um determinado departamento, neste caso, um onde um determinado suprimento será usado e, em seguida, um processo de aprovação seguido, dando à empresa controle interno sobre o processo de requisição de compra.

Por exemplo, o departamento financeiro pode estar interessado em comprar novas ferramentas para facilitar o trabalho e melhorar a segurança.

O chefe do departamento ou a pessoa cuja função é requisitada fará uma solicitação formal para a compra.

Ele ou ela não fará isso de boca em boca, tem que haver alguma documentação tangível na forma da requisição de compra.

É com base nesse documento que o departamento de compras iniciará o processo de aquisição até que o departamento financeiro adquira o novo sistema.

Nesse caso, a requisição de compra é um documento formal usado pelos gerentes de departamento para fazer uma solicitação de materiais necessários.

Quando o material está acabando, o gerente do departamento preenche o formulário de requisição, indicando a quantidade necessária, bem como alguns detalhes sobre o pedido e o fornecedor.

Quando o departamento de compras recebe o formulário de requisição, o Comprador deve iniciar o processo de cotação.

A ação pode ser a aprovação, alteração ou mesmo negar o pedido, mas neste caso, eles devem dar razões pelas quais eles chegaram a esta decisão.

A aprovação da requisição dá ao Comprador autoridade para criar uma ordem de compra, que é basicamente uma ordem, para ser enviada ao fornecedor, notificando-os da intenção de fazer uma compra.


Inicia o processo de compra

Departamentos de uma empresa precisarão, de tempos em tempos, de materiais, o pedido de compra iniciará o processo de compra.

O departamento de compras estará agindo com base no documento.

Se houver algum problema, o documento servirá como prova de que uma determinada comunicação foi feita.

É uma ferramenta de controle

Onde não há verificações adequadas, um gerente ou equipe de departamento pode se envolver em fraudes, onde eles solicitam materiais para uso pessoal.

Com uma solicitação de compra formal, existem medidas para assegurar que nenhuma fraude seja praticada.

O pedido deve passar por várias mãos para garantir sua precisão e necessidade.

O gerente do departamento o examinará antes de enviá-lo ao departamento de compras, onde será submetido a um exame minucioso antes que um pedido seja enviado ao fornecedor.

É uma forma formal de emitir aviso de que um determinado material é necessário, com isso há evidências de que um departamento solicitou os suprimentos.

Isso é importante para fins de auditoria.

O documento pode sempre ser verificado para verificar os fatos.

Protegendo o Negócio

Com os pedidos de requisição em vigor, as chances de fraude são evitadas.

Uma requisição de requisição é a prova de que um determinado ativo foi pedido, pode ser acompanhado, verificando se uma entrega foi feita.

Com este documento, torna-se fácil rastrear ativos no caso de haver algum problema relacionado aos ativos da empresa.

Centralização do Processo de Aquisição

Quando uma organização empresarial exige que todas as requisições sejam feitas centralmente através do departamento de compras, torna-se fácil gerenciar todo o processo.

Da mesma forma, os Compradores se beneficiam, pois agora podem agregar compras e alavancar o poder de compra da organização para negociar termos melhores ou mais favoráveis.

Um sistema de compras centralizado também acelera o processo de aquisição, o que significa que há atrasos mínimos nos departamentos, algo que afeta muito os níveis de eficiência de uma organização empresarial.

Uma requisição de compra pode ser vista como um mero documento, mas desempenha um papel importante no processo de aquisição de uma organização empresarial.

É uma ferramenta de controle e um documento de controle de fraude, bem como um componente vital na autorização de compras em uma empresa.

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