Mãos para cima se você estiver gerenciando vários projetos?

Sim, eu pensei assim!

Um tempo atrás na minha carreira eu tive o luxo de gerenciar um grande projeto e foi tudo que fiz.

Eu uso o termo “luxo “porque era trabalho duro, mas pelo menos meu cérebro estava sempre no mesmo espaço todos os dias.

Hoje em dia, como muitos de vocês, gerencio vários projetos.

Alguns deles são realmente muito grandes em termos de orçamento e duração, mas não tanto em termos de drenagem no meu tempo a cada semana.

Isso significa que estou lidando com diferentes entregas, partes interessadas, programações, listas de tarefas e muito mais.

Muitas vezes, quando gerenciamos vários projetos, também estamos assumindo um papel maior no trabalho.

Você pode ter vários projetos pequenos ao mesmo tempo e ter a responsabilidade de entregar uma quantia justa das tarefas por conta própria.

Às vezes parece que estou em todo o lugar.

Meu dia começa com uma reunião sobre um projeto, um telefonema sobre outro, mudo para ajudar um colega com algo urgente em um projeto diferente e depois termino o dia com uma reunião sobre algo totalmente diferente.

Há muitas coisas acontecendo no dia de um Comprador!

Se isso soa familiar, aqui estão algumas sugestões para ajudá-lo a planejar e gerenciar melhor seus vários projetos.

Essas dicas são coisas que funcionaram para mim e tenho certeza que também ajudarão você.

Priorizar: Primeiro, conheça suas prioridades.

Sem esse conhecimento fundamental, você pode passar o dia inteiro trabalhando em alta velocidade e ainda sentir que está ficando para trás, pois não trabalhou nas coisas certas.

Mas como ficar organizado quando tudo é prioridade para Compras?

Seus projetos terão prioridades diferentes e as tarefas nesses projetos também terão prioridades diferentes.

Certifique-se de entender o que é realmente importante e o que é bom ter.

Então, se você está trabalhando com uma equipe, pode planejar melhor o tempo deles para entregar as coisas cruciais.

Bloqueie seu tempo!

Eu acho que é consenso que ser multitarefa e ser bem-sucedido é um mito.

O bloqueio de tempo é uma técnica usada para aumentar a produtividade e funciona perfeitamente com vários projetos.

Funciona obrigando-o focar em uma atividade durante um determinado tempo e fazer pausas determinadas.

Alguns devem conhece-las como TECNICAS POMODORO

Eu costumo deixar 25 minutos focado na tarefa, bloqueando o tempo para fornecedores, NF ou outras ações e fazendo pausas de 5 minutos.

Existem aplicativos parar isso!! Experimentem!!

Apenas certifique-se de que os envolvidos não o interrompam com muita frequência!

Crie o foco

O que você precisa para ficar focado?

Você pode ser mais produtivo em seus projetos se usar seus blocos de tempo com sabedoria.

E isso significa manter o foco em suas atividades prioritárias. Não é sugado para o Facebook, só para verificar o que está acontecendo.

Fique com suas tarefas e salve a navegação para mais tarde.

Para mim, preciso de um ambiente para ficar focado.

Eu sei que algumas pessoas adoram trabalhar com música ao fundo, que funciona muito para mim (sei que algumas organizações não permitem, um atraso ao meu ver)

Todos são diferentes. Aprenda o que funciona para você e faça acontecer.

Revise sua carga de trabalho regularmente

Cuidado com sua carga de trabalho.

Planeje o que está por vir e verifique se você conseguirá fazer tudo.

Percorra sua lista de tarefas ou cronogramas de projetos, revendo tarefas críticas e quanto tempo elas levarão.

Isso é uma coisa simples de fazer no final de cada semana, quando você está atualizando o cronograma do seu projeto.

Delegando

Tem muito a fazer? Delegar!

Se você tem uma equipe ou acesso a colegas de confiança que estão disponíveis para ajudar, aproveite ao máximo!

Você pode delegar projetos inteiros. Você só pode delegar partes de projetos, mas mesmo isso significa que eles estão fora da sua lista de tarefas.

Lembre-se: delegar não significa que você se absolve de tudo relacionado à tarefa.

Você ainda precisa fornecer alguma supervisão ao seu colega para que você se confie que o trabalho está sendo feito de forma eficaz e com o padrão exigido.

Sobreponha seus planos de projeto

Isso é fácil de se fazer com o software de gerenciamento de projetos.

Você pode acumular seus principais marcos de trabalho e ver quais são as implicações.

Procure por semanas em que vários projetos têm entregas importantes ou onde você pode prever que vai ser esticado e estressado.

Saber que isso está chegando pode ajudá-lo a se preparar melhor para isso.

Você pode ser capaz de mudar algum trabalho para suavizar os horários de pico, ou você pode fazer algum trabalho com antecedência, obter ajuda extra ou o que for.

Pessoalmente, eu gosto de reservar um tempo para realizar uma network na empresa e entender o negócio ou simplesmente falar com as pessoas.

Certifique-se de que as principais datas de entrega estão no seu calendário. Eu adiciono marcos do projeto ao meu calendário pessoal, além de tê-los em um cronograma do projeto.

Acompanhe o seu progresso é fácil ficar para trás!

Fique de olho em quanto tempo você está gastando em alguma atividade.

Usando os recursos de controle de tempo para gerenciamento de projetos ou apenas manter uma nota.

Você logo perceberá se um projeto está ocupando muito tempo e os outros estão sofrendo como resultado.

Bloqueie algum tempo a cada semana (marque uma reunião com você mesmo como único participante) para revisar seu progresso e fazer um balanço de onde você está em cada projeto.

Seja flexível

Algumas datas são fixadas em pedra e você sabe que o gerente do seu projeto não permitirá que você as mude.

Outros têm um pouco de espaço de manobra.

Se você sabe quais tarefas se enquadram em qual categoria, você pode flexibilizar seu trabalho com mais facilidade.

Digamos que você tenha bloqueado hoje para fazer algo no Projeto A.

Uma emergência aparece no Projeto B e você é chamado para lidar com isso. Seu tempo de bloqueio não vai funcionar hoje, mas tudo bem.

Uma atitude flexível ajuda muito a lidar com o fluxo e refluxo que está trabalhando em vários projetos.

Mantenha-se organizado

A última coisa que você quer é chegar a uma reunião de revisão do projeto com as notas de um projeto diferente.

Use processos, sistemas e ferramentas para se manter organizado para que você sempre encontre documentos e planos relacionados a um projeto ou cliente em particular.

Certifique-se de que você tenha acesso fácil aos agendamentos do projeto e às listas de tarefas relacionadas aos seus projetos.

Gerenciar as expectativas

Por fim, gerencie as expectativas.

Você tem muito em diante; você está fazendo malabarismos com vários projetos.

Haverá momentos em que você não conseguirá fazer tudo para todos.

Deixe seus gerentes de projeto saberem quando você está disponível e quando planeja ter o trabalho concluído.

Se, por algum motivo, você não puder cumprir esses compromissos, informe as pessoas afetadas o mais rápido possível, junto com uma estimativa revisada de quando você poderá concluir as tarefas.

Isso mantém todos no ciclo de comunicação e todos sabem o que esperar em todos os momentos.

Essas dicas eu trago das minhas experiências e acredito que ajudarão você a gerenciar vários projetos com o mínimo de estresse (ou ameniza-los)

Quais outras sugestões você tem?

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