A RFI faz parte do processo de RFX. É a primeira solicitação a ser enviada ao grupo de fornecedores ou potenciais fornecedores que podem atender a demanda do escopo em questão, a sigla (traduzida do inglês) significa solicitação de informações. Em seguida é enviada a solicitação da proposta (RFP) e a solicitação de cotação (RFQ).
É comum, por falta de tempo ou desconhecimento o comprador, pular a etapa da RFI. Por isso, neste artigo, vou reforçar a importância da RFI no processo de compras, pois, se utilizada da melhor forma, é uma poderosa ferramenta para entender o mercado fornecedor, identificando oportunidades e ameaças para a estratégia de negociação.


O primeiro passo é listar todos os fornecedores (sejam fornecedores ativos ou que forneceram no passado) e potenciais fornecedores. Você pode mapear empresas no Google, associações e sindicatos do setor, benchmark e portal de licitações (como exemplo da Petrobras). O importante é enviar a RFI para o maior número possível de fornecedores/potenciais fornecedores, e dessa forma obter o máximo de informações, reduzindo qualquer viés.


O segundo passo é criar a lista de perguntas. Os stakeholders (solicitante, qualidade, RH, gestãode fornecedores, finanças…) podem ser envolvidos e ajudar nesta lista de perguntas. A depender do seu processo de homologação de fornecedores, a RFI também pode ser uma fonte de dados para essa análise. Neste passo é importante listar todas as informações que você (e seus stakeholders) querem obter do mercado fornecedor.
O terceiro passo é enviar o questionário para long list (lista longa) mapeada no passo 1. E aqui vai uma dica: faça esse questionário no Google Form ou Survey Monkey, assim você consegue extrair as respostas num único excel, que facilita a análise dos dados.


Abaixo segue uma sugestão de perguntas e análises que podem ser feitas na RFI:

Em quarto lugar, analisar as respostas e identificar os critérios que serão utilizados para seguir na short list. Novamente a presença dos stakeholders é interessante na definição dos critérios, assim todos ficam alinhados. Neste momento também é importante identificar alguma oportunidade ou ameaça na sua estratégia de negociação. Como exemplo: redução da base de fornecedores, tempo para homologar novos fornecedores, tempo e forma de contratação (CIF
x FOB, HH x projeto, spot x contrato, contrato 2 anos x contrato de 3 anos), negociação de algum item em conjunto com o fornecedor (caso você e ele tenham fornecedores em comum), ajustar o período de negociação para ‘’escapar’’ de um período de alta demanda…há uma infinidade de oportunidades a serem analisadas e praticadas a partir de uma RFI bem executada.
Não hesite em ligar para um ou outro respondente da RFI para tirar dúvida ou validar alguma conclusão. Por isso é importante organizar o seu calendário de negociação para conseguir se dedicar à RFI.


Um abraço. Mônica Georgino, MSc

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