8 Passos da Gestão de Projetos Eficientes

Cobrança crescente por resultados. Necessidade de manter a operação com qualidade e menos recursos. Ameaça de cortes. Estresse e conflitos. Esses são alguns desafios que num período de crise testam nossas habilidades e competências. Tendo isso em mente, fica fácil entender por que um bom planejamento e inteligência emocional são cruciais para destacar-se na execução dos projetos na área de Compras.

Introdução

Vale ressaltar que os desafios que vou listar a seguir são fruto da minha experiência e meu conhecimento teórico de mais de 20 anos que serão demonstrados em 8 passos para gerir seus projetos com mais assertividade e menos riscos ao negócio.

Passo 1 – Planejamento

Nesta fase de Planejamento, você precisa identificar quais são os objetivos estratégicos da Empresa, desdobrá-los em objetivos de Compras para que de alguma forma consiga ajudar a Empresa alcançar seus resultados. Um modelo bastante utilizado para construção desta estratégia é o Balanced ScoreCard, que difunde o que os acionistas pretendem em 4 visões, Financeiro, Cliente, Processo e Crescimento. Isso pode ser realizado pela OKR. Agora, entenda o que realmente é relevante.

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Figura 1 – Mapa Estratégico da Empresa

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Figura 2 – Mapa Estratégico da área de Compras

Passo 2 – Priorização dos Projetos

Ao detalhar os objetivos de Compras, definimos quais serão os critérios para seleção dos projetos mais rentáveis no momento.

Em vez de tentar emplacar um grande número de iniciativas com poucas acabativas, nomenclatura utilizada em uma de minhas vivências no mundo corporativo, faz-se necessário imprimirmos um ritmo e a seleção em projetos prioritários.

Para defini-los, é de suma importância que faça uma pesquisa interna junto aos acionistas e seus pares, lembrando que a inteligência coletiva e o alinhamento são peças fundamentais para o sucesso. Vou deixar alguns exemplos de critérios para que realmente entenda o que estou falando, como Para Quem será a entrega, Nível de Esforço para entrega, Investimento que deve ser aplicado, Tempo para Retorno, Relação com os Objetivos Estratégicos, entre outros.

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Figura 3 – Matriz de Priorização de Projetos

Passo 3 – Portfólio de Projetos

Com tudo isso projetado, teremos a fase de Portfólio, onde segregamos cada iniciativa ou projeto pelas Diretorias, Unidades de Negócio, Linhas de Produto ou até mesmo Clientes. Isto ajudará a tornar mais claro onde os esforços serão concentrados e deixar todos na mesma página dentro da organização.

Passo 4 – Processo de Gestão

Precisa-se criar um método ou processo para executar o projeto. Este processo divide-se em 4 etapas fundamentais, são elas:

1.     Concepção – definição do escopo do projeto. Precisa entender qual é a proposta de valor e quais serão os benefícios, qualitativos ou quantitativos, que serão alcançados no final dele.

2.     Planejamento – definição dos recursos necessários, atividades, prazos, responsáveis e as suas respectivas entregas que podem ser trabalhados através de cronograma e EAP/WBS (Estrutura Analítica do Projeto / Work Breakdown System). Além disso, é  necessário levantar os custos gerais inerentes à execução.

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Figura 4 – Estrutura Analítica de Projetos

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Figura 5 – Cronograma do Projeto

3.     Execução e Controle – definição do que deve ser executado e controlado. É neste momento que os indicadores de custos, prazos e riscos devem ser constantemente acionados para delinear planos de correção, caso seja preciso.

4.     Conclusão – definição do aceite pelo cliente ou beneficiado pelo projeto da entrega final.

Passo 5 – Pessoas

Agora, se existe uma fase mais importante, podemos dizer que é esta, a definição das pessoas. Como muita gente fala, ter a pessoa certa, no lugar certo, na hora certa. E como fazer isso em um momento de equipes enxutas. Uma dica que vou dar é de usar alguns testes de perfil e personalidade como o Human Guide, DISC, Eneagrama etcEles orientam se a pessoa tem características predominantes para exercer certa função e, além disso, combinam o perfil com as demais pessoas do projeto. Outro ponto importante é saber como irá lidar com os feedbacks e sessões de coaching com cada pessoa. Pense no conceito de tutor, se uma planta nasce sem um tutor (pedaço de madeira que ajuda ela crescer na direção desejada), não adianta depois querer consertar, pois será muito difícil. O feedback também é chave, onde devemos valorizar sempre a ação conduzida pela pessoa e não as qualidades da pessoa, só assim conseguirá manter o foco nas ações que dão resultados.

Passo 6 – Painel de Controle

Todo projeto deve ter um painel de gestão à vista. Sua função é de comunicar o andamento do projeto e engajar todos os envolvidos na realização das atividades. Este painel pode ser contemplado com Cronograma Geral, Status Report, Gráfico de Custos (orçado x realizado) e Indicadores.

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Figura 6 – Relatório de Status Report

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Figura 7 – Gráfico de Gantt

Passo 7 – Propaganda e Publicidade

Dado todo este cenário, a comunicação sobre a condução dos projetos deve ser realizada entre todos os envolvidos e disseminada na empresa. A 7ª fase, Propaganda e Publicidade, tem como DNA repassar esta comunicação a todos. Vocês devem estar se perguntando, como? É bastante simples, pode começar com um e-mail marketing, mas pode evoluir para uma Revista, TV Corporativa e Jogos interativos. O importante é definir o público, o propósito da comunicação e aplicar o modelo que terá mais aderência.

Passo 8 – Percepção do Cliente

A dinâmica é bem interessante, mas não podemos deixar de saber se o beneficiado do projeto está de acordo e satisfeito com a execução. Para isso, a 8ª fase, Percepção do Cliente, é imprescindível, onde recomendo realizar uma pesquisa de satisfação nas várias fases e no final do projeto. Uma dica é utilizar a métrica do NPS – Net Promoter Score, como objetivo de realizar a mensuração do grau de satisfação e fidelidade dos consumidores/usuários de qualquer tipo de empresa. Sua ampla utilização se deve à simplicidade, flexibilidade e confiabilidade. O livro “A Pergunta Definitiva 2.0”, do autor Fred Reichheld, mostra um passo a passo para implementá-la. Você cria uma pergunta como, por exemplo, de 0 a 10 qual é a nota que você atribui para execução deste projeto? De 0 a 10 qual é a possibilidade de recomendar esta equipe para execução de novos projetos?

A fórmula é simples:

Net Promoter Score = % CLIENTES PROMOTORES – % CLIENTES DETRATORES =%NPS. 

Mas quais são os tipos de clientes? Com base nas notas de 0 a 10, os clientes serão classificados em 03 formas:

·       Notas de 0 a 6 – Clientes Detratores – São aqueles clientes que indicam que a suas vidas pioraram depois da compra do produto ou serviço da empresa mencionada. Criticam a empresa em público e jamais voltariam a fazer negócio com a empresa, exceto em situações extremas.

·       Notas de 7 a 8 – Clientes Neutros – São aqueles clientes que compram somente os produtos e serviços realmente necessários. Não são leais e não são entusiastas da empresa.

·       Notas de 9 a 10 – Clientes Promotores – Passaram a ter uma vida melhor depois do início do relacionamento com a empresa/produto/serviço/marca/projeto. São leais, oferecem feedbacks e são entusiasmados.

De acordo com as notas do Net Promoter Score é possível classificar as empresas/projetos em 4 Zonas de Classificação, que em termos gerais exemplificam o quão bem a empresa/projeto está em relação à satisfação de clientes. As zonas são:

·       Zona de Excelência – NPS entre 75 e 100

·       Zona de Qualidade – NPS entre 50 e 74

·       Zona de Aperfeiçoamento – NPS entre 0 e 49

·       Zona Crítica – NPS entre -100 e -1

Considerações Finais

O entendimento do conceito de planejar e selecionar os recursos certos no presente trabalho deu-se pela importância de executar determinados projetos de forma aplicada conforme o alinhamento estratégico da organização. Dessa forma, aplicar esforços para desempenhar projetos que refletirão resultados significativos à organização proporciona para a empresa redução de desperdício de tempo e investimento, assim como uma diferenciação na resposta a seus serviços e produtos.

O resultado destes 8 passos transmite um modelo exequível, fundamentado por várias metodologias de governança, que apoiam e agilizam o desenvolvimento da organização em práticas de projetos, trazendo benefícios por meio do alinhamento e trazendo melhores resultados para o negócio em menor espaço de tempo.

Projetos sempre estiveram presentes na minha vida. Consegui a excelência através de cada passo que acabei de descrever. Por fim, cabe a vocês o papel de agente de mudança em sua organização e estimular a aplicação das fases na busca de resultados surpreendentes. Busque neste Novo Normal a compreensão necessária para o sucesso de todos e tenha em mente que colaboração é tudo.

Referências

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Artigo escrito por: Vinicius Ferreira

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