Uma má comunicação no setor de logística pode gerar uma série de erros de execução e falhas no processo. Entre os principais impactos, estão:
- Perda de itens e danificação das mercadorias;
- Geração de custos desnecessários;
- Retrabalho;
- Desperdícios de materiais, recursos financeiros e mão de obra;
- Problemas na entrega de mercadorias;
- Insatisfação dos clientes, entre outros.
Na maioria dos casos, esses erros passam despercebidos, gerando prejuízos consideráveis para a instituição no decorrer do tempo. Por abranger diversas atividades, como a entrada de produtos, armazenamento, separação dos pedidos, rastreamento de cargas, entre outros, manter uma gestão logística eficiente é desafiador.
Felizmente, a tecnologia tem auxiliado muito nessa questão. A possibilidade de enviar e receber informações em tempo real para qualquer região do planeta revolucionou a forma com que nos comunicamos e, consequentemente, elevou o nível dos serviços prestados.
A utilização dessas ferramentas de forma inteligente resulta em economia de tempo e recursos para o negócio, além de um relacionamento saudável com fornecedores e mais qualidade para o cliente final.
Minimização dos impactos negativos:
Mesmo quando os funcionários são bem treinados e preparados para utilizar as ferramentas necessárias para a execução das funções, intercorrências podem acontecer: por exemplo, uma grande quantidade de alimentos perecíveis estragar por não receber o armazenamento apropriado.
Será necessário ter conhecimento dos detalhes do incidente para implementar as medidas necessárias para solucionar a situação e diminuir ou eliminar as consequências negativas. Quanto mais cedo os responsáveis pela atividade forem comunicados, mais rápido isso acontece.
Aumento da agilidade:
Uma boa comunicação também ajuda na identificação de qualquer falha na cadeia produtiva, o que pode gerar aumento dos custos, prorrogação dos prazos de entrega, queda nas taxas de satisfação dos clientes e demais.
Ela permite simplificar e agilizar todas as etapas, reduzindo o tempo de entrega dos itens ao destinatário final, entre outros benefícios.
Redução de Custos:
Como a comunicação colabora para que os operadores logísticos consigam resolver os problemas rapidamente, os custos com armazenamento e transporte são reduzidos.
E, com a diminuição desses valores, é possível oferecer preços mais atrativos aos clientes e usar os recursos economizados para investir na qualidade dos produtos e serviços.
Para alcançar esses benefícios proporcionados pela melhoria da comunicação nos processos logísticos da sua empresa, nossas dicas são:
Incentivar a comunicação entre diferentes setores:
Principalmente aqueles que necessitam de um contato mais próximo, como o estoque e o transporte, por exemplo.
Quando ocorre algum imprevisto na distribuição do produto, a agilidade com que esta informação chega até o comercial vai garantir que o problema seja contornado, possibilitando a negociação de novos prazos e impedido que o cliente tenha uma experiência negativa com a marca.
Estimular o diálogo:
Abrir espaço para a troca de informações faz com que a equipe se sinta à vontade para esclarecer dúvidas e dar um feedback sincero.
Assim, os colaboradores se sentem seguros para tomar decisões e solucionar problemas, descomplicando o trabalho e construindo uma rotina mais fluida e produtiva.
Praticar endomarketing:
O planejamento e a execução de ações de marketing direcionadas ao público interno da empresa é imprescindível para viabilizar um relacionamento saudável entre todos os setores da empresa e criar uma identificação dos funcionários com a marca, informando com clareza as políticas empresariais e a cultura organizacional.
Utilizar um sistema de gestão:
A tecnologia não se aplica apenas no envio da informação, como por e-mail, telefone ou WhatsApp, mas também na sua disponibilização e controle.
Um sistema de gestão permite a troca de informações de maneira integrada e em tempo real – além de automatizar os processos e aumentar a produtividade, ainda colabora com a redução de custos.
Apostar no rastreio de entregas:
A competitividade no ramo dos transportes aumentou e, para se manterem ativas, as empresas devem apostar em inovação e alternativas que otimizem o relacionamento com seus consumidores.
Através de um bom sistema de rastreamento, você pode acompanhar o andamento dos itens despachados em tempo real, garantindo que o produto está fazendo a rota adequada ao seu destino final.
O que um bom sistema de rastreio precisa oferecer?
- Registro das alterações: qualquer mudança ocorrida durante a entrega deverá ser computada a fim de manter o controle da operação e de garantir que a mercadoria seja despachada com sucesso.
Caso seja necessária qualquer alteração no percurso, na transação, na rota, no veículo e até na coleta do produto, a modificação deve ser posta no sistema.
- Notificação aos envolvidos: para que a entrega seja bem-sucedida, seus colaboradores precisam ter acesso a todas as informações necessárias.
Os entregadores precisam ficar por dentro do tipo de mercadoria, da fragilidade do produto, dos deadlines e também dos dados do cliente. Afinal, são eles que levam os itens até o consumidor final e que checam se os dados do receptor conferem com aqueles registrados pela empresa.
- Informação ao cliente: esperar por uma encomenda é sempre fonte de ansiedade. Será que o produto chegará dentro do prazo determinado? Chegará sem avarias? A qualidade da remessa será compatível com a que foi contratada?
Tudo isso passa pela cabeça do comprador. Sua função deve ser deixá-lo o mais ciente possível acerca do andamento da transação.
Disponibilize para o cliente a consulta informatizada de seus pedidos. Assim, ele saberá exatamente onde o item comprado se encontra, qual o status da entrega e terá estimativas de prazo, podendo se organizar para receber a mercadoria na data estipulada. O sistema também permitirá notificar o comprador se houver qualquer problema na rota do veículo ou possíveis atrasos.
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